Adapun cara kerjanya adalah membuat formulir yang akan kita kirim kepada semua peserta dengan google Drive, yang mana akan diisi data dan email peserta. Data yang masuk akan berupa SpreetSheet lalu dikoneksikan dengan templat sertifikat yang telah didesain menggunakan Ms. Word atau PawerPoint. Setelah selesai akan di konversi kedalam GoogleSlide. Tiga file dalam bentuk ini akan di koneksikan dengan AutoCrat, kemudian dengan AutoCrat ini akan mengirimkan email dalam bentuk sertifikat ke dalam email peserta masing-masing. Langkah-langkanya sebagai berikut :
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-3130202143931164"
crossorigin="anonymous"></script>
Langkah 1 :Memasukkan File Format Sertifikat Ke Dalam GoogleSlide
- Membuka GoogleAccounts kita,
- Masuk kedalam GoogleDrive,
- Membuat Folder Baru dengan nama Sertifikat.
- Membuat format sertifikat dengan mengunakan Ms. Pawer Point ataupun Ms. Word misalnya seperi contoh berikut ini :
Pada bagian nama dan partisipasi yang dikotakin dengan garis merah diatas kita ketik seperti di atas pakai tanda "<<" dan ">>", ini yang akan menyebabkan perubahan sesuai dengan data yang dikirimkan oleh peserta melalui email.
- Masukkan file sertifikat tersebut kedalam folder GoogleDrive kita dengan cara drag file tersebut kedalam folder googleDrive. Atau dengan double klik pada folder googleDrive >> klik kanan >> upload file >> cari filenya dan upload filenya.
- Karena file sertifikat masih dalam bentuk Ms. Pawer Point yang telah kita Upload tadi, maka kita merubah filenya kedalam Google Slide dengan cara : klik kanan filenya >> Buka Dengan >> GoogleSliade.
maka tampilanya seperti ini masih dalam bentuk PawerPoint.
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-3130202143931164"
crossorigin="anonymous"></script>
Lalu kita konversikan kedalam google slide dengan cara klik file >> simpan dengan sebagai googleSlide maka akan mucul tab baru tampilan googleSlide.
Pada Folder Sertifikat Google Drive telah terdapat dua file yaitu file sertifikat dalam bentuk PawerPoint dan juga dalam bentuk GoogleSlide.
Langkah 2 : Membuat Formulir
Membuat formulir dengan GoogleDrive dimana kita akan menghubungkan 3 data saja yaitu nama, peran serta dan email. Caranya :
- Pada GoogleDrive klik tanda yang bertuliskan baru >> klik GoogleFormulir >> klik Formulir kosong.
- Lalu beri nama judul formulir dengan nama Data Peserta,
- Ajukan pertanyaan mengenai "nama" dengan opsi jawaban singkat dan notifikasi wajib dijawab.
- Dengan mengklik tombol bersimbol (+), pertanyaan mengenai pertanyaan "Peran Serta" dengan opsi DropDown dan notifikasi wajib dijawab di klik.
- Pertanyaan mengenai "email"dengan opsi jawaban singkat dan notifikasi wajib dijawab.
Lalu kita atur agar setiap peserta hanya dapat mengirimkan sekali saja dengan cara klik setelan pada formulir data peserta >> klik presentase >> hilangkan tanda centang >> klik simpan.
Langkah 3 : Membuat GoogleSheet atau Spreadsheet
Klik "jawaban" pada tab data peserta, lalu klik logo kotak hijau simbol spreatsheet, klik tanda buat spreadsheet baru lalu klik buat.
lalu tampilan spreatsheetnya seperti ini
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-3130202143931164"
crossorigin="anonymous"></script>
Selanjutnya kita perlu mengambil linknya dengan cara sebagai berikut :
Langkah 4 : Mengambil Link Formulir
- Beralih ke tap data peserta lalu klik kirim
- Klik simbol permalink >> klik perpendek url >> klik salin
Langkah 5 : Bekerja dengan GoogleSheet atau Spreatsheet
- Pada tap Spreatsheet data peserta, klik menu Add-on >> klik dapatkan Add-on
- Lalu pilih Autocrat >> install
- masuk ke log in google account >> pilih google account yang kita gunakan tadi >> klik ijinkan. Kalau sudah selesai maka akan ada notifikasi seperti ini dan klik selesai.
- Langkah selanjutnya, klik Add-on pada spreatsheet jawaban atau tab Data Peserta (Jawaban) >> klik Autocrat >> Launch. Dan tunggu beberapa saat lalu kita klik New Job
sehingga muncul tampilan seperti ini. Lalu kita isi margernya langkah-langkahnya sebagai berikut :
- Lalu kita ketik judul mergernya dengan nama misalnya "Sertifikat Pelatihan" lalu klik next.
- Memilih templatnya jika menemukan filenya seperti ini, klik FromDrive >> pilih template.
Pilih templatenya yang ini (lihat gambar) yang telah kita buat tadi dengan googleTempate, lalu klik select, dan tunggu beberapa saat.
- Jika judul margernya tidak sama maka dapat di pilih dengan mengklik kotak tanda panah. Lalu klik Next.
- Langkah selanjutnya memberikan nama pada filenya sesuai keinginan kita. Jika kita menginginkan nama file tertulis nama si pengirim maka perlu kita tambahkan "<<"&">>" contohnya : Sertifikat <<Nama>>. Setelah itu jika kita menginginkan filenya dalam bentuk format pdf maka kita tinggal mengklik tombol panah Type menjadi PDF. Setelah itu juga jika kita ingin mengirimkan file outputnya satu orang pengirim menerima satu file maka kita klik atau centang Multiple Output Mode (classic mode). Setelah itu pilih Next.
- Selanjutnya kita menentukan dimana file sertifikat itu disimpan, jika kita mengiginkan file tersebut disimpan pada folder tersendiri dalam GoogleDrive maka kita buat folder baru dengan mengklik "+choose folder", akan tetapi kita harus mengubah link folder tersebut dapat diakses kepada semua orang. Tetapi jika kita menginginkan filenya disimpan dalam folder sertifikat yang kita buat tadi maka kita tidak perlu klik "+choose folder". Lalu klik Next terus Next sampai kita menjumpai kotak dialog tahap 8.
- Pada tampilan tahap 8 atau Share Docs & Sent Email, kalau kita ingin menginginkan ke email peserta maka kita harus centang yes, kalau no berarti kita tidak dapat mengirimkan ke email peserta. Selanjutnya kita scrool ke bawah dan kita tuliskan alamat email dengan mengetikkan tanda "<<"&">>"seperti tertulis dalam marger pada gambar berikut ini, lalu klik Next.
- Lalu ada kotak dialog tahap 9 kita klik yes run on trigernya >> yes lagi terakhir kita pilih Save
Selesai.......
silahkan dicoba dengan mengunjungi link formulir yang sudah kita salin tadi...
Cara ini bisa kita gunakan untuk mengirim berkas-berkas yang lain..
Semoga Bermanfaat.
Komentar
Posting Komentar